¿Cómo hacer que los formularios automatizados de HubSpot trabajen para ti?

Quiero comenzar este artículo contándote cómo fue que conocí y me volví un experto en el mundo de la automatización de formularios y CRM.  Así como la historia de muchos otros, la mía comenzó también con un problema.

En el año 2010, me encontré de frente con un gran desafío: atraer estudiantes internacionales a Costa Rica para que aprendieran español en un programa diseñado por la Universidad Véritas. Un proyecto innovador y muy bien estructurado, el cual se dedicaba a acoger a estudiantes de diversas partes del mundo con el propósito principal de que dominaran el idioma español. La génesis de este enfoque surgió a raíz de una serie de intercambios académicos previos exitosos.

Con el programa bien definido y en marcha, me enfrenté a un obstáculo inicial: ¿cómo hago para llegar a esos estudiantes sin poder implementar campañas publicitarias tradicionales de radio o televisión y sin el acceso a la codiciada base de datos de las universidades? 

Las redes sociales, aún incipientes en ese entonces, no parecían ser la respuesta definitiva, y por supuesto, que no tenía como acceder a los datos de comunicación de mis potenciales prospectos, ya que las universidades no me facilitarían esa información.

En medio de esta complejidad, la opción más viable que encontré fue participar en ferias universitarias y así, en vivo y en directo, hablar con los prospectos y presentarles el programa. 

Diseñé un stand muy atrayente, era pura explosión de color rojo, imágenes vibrantes y la esencia de Costa Rica. Los estudiantes se acercaban cautivados por la propuesta, y yo, con entusiasmo, les describía el programa y les entregaba un formulario para que dejaran sus datos. “¡Llene esta hojita y le enviaré toda la información!”, les decía, creyendo hasta ese entonces que eso era una gran idea.

Sin embargo, allí comenzó una cadena de errores críticos, el primero fue ese, solicitar a los estudiantes que llenaran formularios en papel. 

El éxito en la feria fue rotundo, la verdad que el stand tuvo una aceptación increíble y, por supuesto, yo terminé la jornada más que satisfecho por eso. Pero…, ese éxito se vio empañado por una dura realidad. 

Al final del día, me encontré en mi habitación ahogado en un mar de más de 2.000 nombres en estas "hojitas" llenas de información por delante y por detrás. 

El cansancio de la jornada pugnaba por vencerme, pero esta vez, y como siempre, el compromiso, la pasión por lo que hago y la responsabilidad me impulsaban a dar la milla extra.

Así pues, comencé una titánica tarea: procesar manualmente cada dato en una hoja de cálculo. La madrugada me encontró luchando contra la fatiga y letras ilegibles, el cansancio me venció y no pude ese día (como pensé que sería) procesar toda esa cantidad de data.

A la mañana siguiente seguía pensando que no había tiempo que perder, así que en el avión de regreso a casa el trabajo continuó, seguí descifrando la caligrafía de los prospectos procurando transcribir sus direcciones de correo sin error (o eso era lo que pensaba). En tierra, ya en la oficina, pedí ayuda al equipo para lidiar con la abrumadora cantidad de datos. Igual, no fue suficiente.

A pesar de mi gran esfuerzo me retrasé en entregar la información prometida, y eso tuvo consecuencias. Para cuando la data estuvo organizada, ya era demasiado tarde. Habían pasado varios días valiosos, tiempo que otras universidades habían aprovechado para contactar a los estudiantes. 

¿Cuáles fueron los resultados de la experiencia en la feria?

Pues obtuve una tasa de rebote alta de los correos electrónicos, muchas direcciones estaban mal, otros no abrieron el mensaje, en fin, el interés se había diluido. 

La experiencia, aunque frustrante, fue una lección invaluable. Comprendí que necesitaba una solución más eficiente: una herramienta automatizada que capturara los datos de los estudiantes y les enviara de inmediato la información que ellos solicitaban, sin necesidad de verme envuelto nuevamente en un procesamiento manual tortuoso. 

Fue un aprendizaje valioso, a partir de ahí decidí que no volvería a permitir que esto sucediera, la incógnita era, ¿con qué lo evito? 

Me sumergí en la búsqueda de herramientas que me permitieran automatizar la prospección de estudiantes. Mi objetivo era claro: convertir el proceso caótico y desgastante en uno fluido y eficiente. La respuesta llegó con un CRM.

Cuando descubrí que la implementación de un CRM no solo me ahorraría tiempo y esfuerzo, sino que también me brindaría información valiosa sobre los estudiantes, permitiéndome segmentar mis campañas y aumentar las tasas de conversión, no dudé en aprovechar sus bondades.

La odisea había terminado y lo mejor, no se repetiría. Ahora contaba con el respaldo de la automatización de formularios que me ofrecía en esa oportunidad Microsoft Dynamics, cuya implementación fue bastante cuesta arriba, pero al conseguirla mi perspectiva sobre la captación de nuevos estudiantes dio un giro de 180°.

Con esta herramienta en mano, fui de cara a la siguiente experiencia en ferias universitarias, el arduo trabajo manual quedó atrás, y comenzó para mí una nueva era: la de la automatización con un CRM.  

Mi historia es evidencia del poder que tiene la tecnología para transformar los desafíos en oportunidades.

A partir de aquí, comencé, en otras palabras, a hacer que la tecnología trabajara para mí.

¿Cómo puedes hacerlo tú?

HubSpot CRM, una de las principales plataformas de marketing, ventas y servicio  al cliente, ofrece una herramienta poderosa para crear y gestionar formularios automatizados, es decir, documentos digitales que permiten a las universidades recopilar información de su Buyer Persona de manera estructurada a través de su sitio web. Estos formularios se pueden personalizar según las necesidades de cada casa de estudios y se integran con el sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de HubSpot. 

Lo primero a resaltar, es que al utilizar formularios automatizados, tendremos la oportunidad de capturar datos valiosos de nuestros prospectos, más allá de sus nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Con la ayuda de estas herramientas, podremos diseñar una estrategia de automatización que trabajará para nosotros de manera ordenada y consecuente, veamos cómo:

Comencemos creando formularios automatizados

Este es nuestro primer paso. Los formularios automatizados de HubSpot CRM ofrecen una amplia gama de funcionalidades que facilitan su creación, personalización y gestión. Aprovechando este recurso obtendremos información valiosa que definirá la dirección a seguir con cada uno de los prospectos interesados en ingresar a nuestra universidad.

HubSpot proporciona una interfaz intuitiva y fácil de usar para diseñar formularios personalizados. En ella puedes arrastrar y soltar elementos, como campos de texto, casillas de verificación y botones, y así crear formularios atractivos y adaptados a las necesidades que exige tu campaña de captación de nuevos estudiantes.

¿Qué te ofrece?

Lo primero que te ofrece es versatilidad. Te brinda múltiples formatos para la creación de tus formularios. Esto no solo potencia tus opciones de diseño, sino que también supone un ahorro significativo al prescindir de plugins en tu página web.

Algunas de las opciones disponibles son:

• Formulario Incrustado: que te permite integrar un formulario como parte integral de cualquier sitio web o landing page mediante la inserción de su código. 
• Página Independiente: crea una página dedicada exclusivamente al formulario, otorgándole un espacio propio y destacado.
• Cuadro Emergente (Pop-up): despliega un formulario en una ventana emergente cuando se cumplen ciertos criterios, ya sea relacionados con el tiempo de lectura de la página, la duración de la navegación o el intento de abandonar la página.
• Banner Desplegable: sitúa el formulario en la parte superior de la página cuando se satisfacen condiciones específicas, como el tiempo en la página o el porcentaje de lectura alcanzado.
• Cuadro Deslizante: se diferencia al aparecer en un módulo lateral en lugar de la parte superior, este formato ofrece una presentación única y atractiva del formulario.

Una vez que se ha creado un formulario, se puede implementar en varios canales, como el sitio web de la institución educativa o sus perfiles en redes sociales. Los prospectos pueden completarlo proporcionando información valiosa, y los datos se almacenarán automáticamente en la base de datos de HubSpot. Aquí vamos ganando ventaja y tiempo recopilando datos desde varios puntos de interacción con nuestro público objetivo.

Ya aquí ha trabajado para nosotros en una labor tediosa y demandante, nos ha ayudado en la recopilación eficiente y fidedigna de datos. Reducimos tiempo, energía y posibles errores humanos, y al establecer campos obligatorios dentro de los formularios, no nos quedaremos sin la información esencial que necesitamos para alimentar nuestra estrategia.

Nos ayudará en la segmentación

Con la implementación de formularios automatizados encadenamos a ella la segmentación de nuestros prospectos. Por ejemplo, podemos incorporar un menú desplegable con la oferta académica de carreras que tenemos, y de ahí derivar a preguntas específicas con cada una de ellas.

Esto nos ayudará a segmentar automáticamente a nuestros prospectos y lo podremos aprovechar para enviar contenido relevante y personalizado a cada grupo específico.

Los formularios automatizados se integran automáticamente con el CRM de HubSpot, lo que permite que los datos recopilados se almacenen y gestionen de manera eficiente. Esto facilita el seguimiento de los clientes potenciales, el análisis de datos y la personalización de las interacciones futuras.

Automatización de tareas

Los formularios automatizados pueden desencadenar acciones automatizadas en HubSpot, como el envío de correos electrónicos de seguimiento o agradecimiento, la asignación de tareas a los miembros del equipo y la actualización de registros en el CRM. Esto ahorra tiempo y esfuerzo al eliminar tareas manuales y repetitivas.

Facilita el análisis y seguimiento de resultados

HubSpot proporciona herramientas de análisis robustas que permiten realizar un seguimiento de los resultados de los formularios automatizados. Podemos medir métricas como tasas de conversión, tasas de envío y datos demográficos de los usuarios para evaluar el rendimiento de los formularios y realizar mejoras.

Bastante bien, ¿verdad?

Ahora, ¿qué pasos debes seguir para poner a trabajar estos formularios para ti?

1. Identifica tus objetivos y necesidades

Antes de crear formularios automatizados, es importante definir tus objetivos y entender qué información necesitas recopilar de tus futuros estudiantes. Esto te ayudará a determinar qué campos y preguntas incluir en tus formularios.

2. Diseña de manera atractiva e intuitiva tus formularios

Utiliza la interfaz de diseño de HubSpot para crear formularios visualmente atractivos y adaptados a los objetivos que persigue tu universidad, también, a las características principales y generales de tu Buyer Persona. Considera la usabilidad y la experiencia del usuario al diseñar el flujo de los mismos.

3. Personaliza las acciones posteriores al envío

Configura las acciones automatizadas que deseas que ocurran después de que un usuario envíe el formulario. Esto puede incluir el envío de correos electrónicos de confirmación o agradecimiento o la actualización de registros en el CRM.

4. Integra los formularios en tu sitio web

Una vez que hayas diseñado y configurado tus formularios, es hora de integrarlos en tu sitio web. HubSpot proporciona un código de inserción que puedes copiar y pegar en las páginas relevantes de tu sitio.

¡Listo! Es hora del seguimiento y de analizar resultados

No olvides medir el rendimiento de tus formularios automatizados mediante el seguimiento de métricas clave. Utiliza los informes de HubSpot para evaluar el rendimiento, identificar áreas de mejora y realizar ajustes según sea necesario.

Los formularios automatizados de HubSpot son una herramienta poderosa para que las universidades recopilen información de manera eficiente y personalizada. Al aprovechar al máximo esta funcionalidad, ahorrarás tiempo, mejorarás la segmentación de tus prospectos, analizarás datos de manera efectiva y automatizarás tareas y flujos de trabajo. 

En pocas palabras, harás que la plataforma trabaje para ti.

Si aún no has implementado formularios automatizados en tu estrategia de marketing, creo que ha quedado claro que no hay tiempo que perder.

Tus más cercanos competidores seguramente ya lo están haciendo, y por eso te llevan ventaja. Ahorran tiempo, dinero y recurso humano cada día con el uso de la tecnología y concentran sus esfuerzos de manera más eficiente en otras tareas que requieren toda su atención.

Deja que la automatización tome el control de tu gestión de prospectos y haz que los formularios automatizados hagan el trabajo pesado por ti.

¿Estás listo para ese cambio?

Vamos, te acompaño en el proceso. Constantemente estoy publicando contenido que explica como hacer estos formularios y otras estrategias. Pronto abriré también un curso en línea que explica paso a paso como implementar estas herramientas.