Conoce la Prospect Fit Matrix

El ajuste de prospectos es un concepto esencial en el mundo de las ventas. Es la base sobre la cual se construyen relaciones sólidas y se generan ventas exitosas. 

¿Has escuchado hablar de él?

Tanto si sabes poco al respecto o en definitiva no lo conoces, has llegado al lugar correcto.

En este artículo, develaremos de qué se trata el ajuste de prospectos y también conoceremos cómo funciona y cuáles son los componentes de la “Prospect Fit Matrix”, además exploraremos las herramientas y técnicas utilizadas para evaluar este ajuste, analizaremos los desafíos comunes en la aplicación de la matriz y las estrategias para mejorar la participación de los prospectos. 

El ajuste de prospectos: ¿qué es y por qué es importante?

¿Sabías que, de manera general, la causa de que al menos un 50% de las ventas no sean concretadas se debe a que no se han calificado de manera correcta a los clientes potenciales?

El ajuste de prospectos se refiere a la alineación entre un posible cliente y el producto o servicio que ofrecemos, en tu caso, sería entre los posibles estudiantes y tu universidad. Es esencial comprenderlo porque determina la posibilidad de éxito en la captación de un nuevo matriculado. Si el prospecto no está alineado con lo que ofreces, es poco probable que se inscriba en tu casa de estudios. 

Este ajuste mejorará el resultado final de los equipos de ventas o de admisiones, y les ahorrará tiempo y energía en el proceso, ya que les permite identificar a la persona que tiene una intención real de concretar su matrícula. Además, les proveerá una constante motivación al cerrar inscripciones de manera exitosa y evitará que continúen perdiendo tiempo hablando con prospectos que nunca se inscribirán en la universidad.

¿Qué es la matriz de ajuste de prospectos?

La matriz de ajuste de prospectos es una herramienta poderosa que te ayuda a comprender y evaluar el ajuste de prospectos. Esta matriz te permite visualizar y categorizar a los posibles estudiantes en función de su ajuste con tu universidad. 

Al utilizar esta matriz, puedes identificar fácilmente a los prospectos que tienen un alto potencial de convertirse en estudiantes matriculados y, gracias a esto, enfocar tus esfuerzos en ellos.

La “Fit Matrix” en inglés, se presenta como una valiosa herramienta en la administración de relaciones con los clientes (CRM), desempeñando un papel crucial al evaluar la idoneidad de los prospectos o leads en relación con tu universidad. Esta matriz no solo simplifica el proceso de gestión de relaciones, sino que también se erige como un instrumento esencial para discernir la calidad y aptitud de los prospectos, proporcionando así una visión clara y estructurada sobre la probabilidad de su conversión.

¿Cómo funciona la matriz de ajuste de prospectos?

La Prospect Fit Matrix se basa en los siguientes componentes principales: el ajuste demográfico y el ajuste comportamental. Estos componentes te brindan una visión completa de la compatibilidad entre tu universidad y el posible estudiante.

Ajuste Demográfico

El ajuste demográfico implica segmentar a los estudiantes potenciales según características como edad, género, ingresos, ubicación geográfica, estado civil, tamaño de la familia, ocupación, nivel educativo, entre otros. Por supuesto, podemos ampliar la identificación de estas características.

Estas variables demográficas proporcionan información básica sobre quiénes son los potenciales estudiantes universitarios y pueden ayudar a adaptar los mensajes de marketing a sus necesidades específicas.

Por ejemplo, si quisiéramos realizar un ajuste demográfico para una universidad cuya oferta académica se centra en las nuevas tecnologías, tendríamos que:

• Realizar una segmentación demográfica: identificar grupos de edad que muestran un interés particular en tecnologías emergentes y programación. 

• Ubicación Geográfica: analizar la ubicación de los estudiantes potenciales para adaptar el enfoque según las características regionales y accesibilidad.

• Comunicación y Marketing: adaptar las estrategias de marketing y comunicación para reflejar las diferencias demográficas, destacando la conveniencia y pertinencia de los estudios de las nuevas tecnologías en cada región.

Ajuste Comportamental

El ajuste comportamental implica segmentar a los potenciales estudiantes según sus comportamientos, hábitos, preferencias, lealtad a la institución, interacciones en línea, entre otros. Este enfoque se centra en cómo ellos actúan y toman decisiones, lo que permite personalizar las estrategias de marketing para influir en sus decisiones.

Continuando con el ejemplo anterior de la universidad con oferta académica centrada en tecnología, en el caso del ajuste comportamental podríamos:

• Evaluar las interacciones en línea: hacer seguimiento a las búsquedas en el sitio web, interacciones en redes sociales y comentarios en línea, para comprender sus intereses y necesidades.
• Participación en eventos virtuales: evaluar la participación en eventos en línea organizados por la universidad, como ferias virtuales y sesiones informativas en línea.
• Medir el interés en programas específicos: obtener feedback sobre el interés del prospecto en programas particulares de tecnología que la universidad ofrece.

¿Qué podemos esperar en cuanto a los resultados al realizar estos ajustes?

Son muchos los beneficios que nos aporta elaborar estos ajustes y mantener actualizada nuestra Prospect Fit Matrix, y entre ellos podemos destacar:

• Incremento de matrícula y mayor satisfacción del estudiante al proporcionar una oferta académica que se adapte a las necesidades y preferencias de cada área geográfica.
• Optimización de la rentabilidad al reducir el exceso de ofertas académicas no relevantes para determinadas ubicaciones.
• Aumento de la fidelización de estudiantes al ofrecer una experiencia personalizada.
• Mejora de la percepción de la universidad al demostrar un entendimiento profundo de las necesidades individuales de los futuros estudiantes.

Herramientas y técnicas para evaluar el ajuste de prospectos

Evaluar el ajuste de prospectos puede ser un proceso complejo, pero existen herramientas y técnicas que pueden facilitar esta tarea. 

Para comenzar es muy importante que los equipos de ventas o admisiones se tomen la tarea y el tiempo de hacer las preguntas adecuadas, y lo fundamental, que sepan escuchar. Escuchar con atención afilada cada una de las palabras que expone el potencial estudiante para de ellas extraer toda la información posible que los orienten en los minutos siguientes a definir si es un prospecto con ajuste alto o si son bajas las posibilidades, por el momento, de concretar la matriculación.

Una de las herramientas más comunes es el cuestionario de evaluación de ajuste de prospectos. Este cuestionario incluye una serie de preguntas diseñadas para evaluar el ajuste demográfico y comportamental. Al analizar las respuestas del prospecto, puedes determinar su nivel de ajuste con tu universidad.

Otra técnica útil es el análisis de datos. Al recopilar y analizar datos relevantes sobre tus prospectos y estudiantes ya matriculados, puedes identificar patrones y tendencias que revelen su ajuste potencial. Además, puedes utilizar herramientas de análisis de datos para segmentar tu base de prospectos y enfocarte en aquellos con un mayor ajuste.

El impacto del ajuste de prospectos 

El ajuste de prospectos tiene un impacto significativo en el éxito en las ventas en general. Cuando te enfocas en prospectos que tienen un alto ajuste con tu universidad, incrementas las posibilidades de aumentar la matrícula. Esto se debe a que estos prospectos ya están alineados con lo que ofreces y es más probable que vean el valor en tu propuesta.

Por otro lado, si te enfocas en prospectos que no tienen un ajuste adecuado, es probable que encuentres dificultades para concretar la matrícula. Estos prospectos pueden tener necesidades o preferencias que tu universidad no puede satisfacer. En consecuencia, es esencial priorizar y enfocar tus esfuerzos en aquellos prospectos con un alto ajuste. 

Pero, ¡no los olvides!

No dejes de lado por siempre a estos prospectos de bajo ajuste, trabaja en ellos con una estrategia definida para que vayan escalando en el perfil de tu universidad, concretes en un futuro su inscripción y consigas de ellos fidelidad con tu casa de estudios.

Desafíos comunes en la aplicación de la Prospect Fit Matrix

Aunque la Prospect Fit Matrix es una herramienta valiosa, su aplicación puede presentar algunos desafíos. Uno de los más comunes es la falta de información precisa. Sin datos relevantes y actualizados, es difícil evaluar con precisión el ajuste de prospectos.

Otro desafío es la interpretación errónea de los resultados de la matriz. Es importante recordar que el ajuste de prospectos es un indicador de potencial éxito, pero no garantiza una venta segura. Es posible que algunos prospectos con un ajuste adecuado no se conviertan en estudiantes de tu universidad, y viceversa. Por lo tanto, es esencial analizar los resultados de la matriz en conjunto con otros factores.

Un consejo: vence estos desafíos comunes obteniendo una orientación adecuada y formando a tu equipo con especialistas en la Prospect Fit Matrix.

¿Cómo podemos mejorar la participación de los prospectos?

Aunque el ajuste de prospectos es fundamental, no es el único factor que influye en la participación de los prospectos. Para mejorar esta participación es importante implementar estrategias adicionales. Conozcamos algunas de ellas:

• Personaliza tus comunicaciones: una estrategia efectiva es personalizar tus comunicaciones con los prospectos. Al adaptar tu mensaje y enfoque a las necesidades y preferencias específicas de cada uno de ellos, aumentas las posibilidades de captar su atención y generar interés en tu universidad. Personalización, palabra clave en los tiempos que corren, todos queremos ser tratados de manera personal y especializada.

• Establece relaciones sólidas con los prospectos: esto implica brindar un excelente servicio al cliente, ser receptivo a sus necesidades y mantener una comunicación constante. Al construir una relación de confianza y valor con los prospectos, aumentas las probabilidades de que se conviertan en estudiantes exitosos.

Resultados en la aplicación exitosa de la matriz de ajuste de prospectos

Teclab (Argentina) e IPP (Chile) revolucionaron sus estrategias de marketing y ventas al implementar la Prospect Fit Matrix y CRM de HubSpot, experimentando un notable aumento del 28% en su tasa de conversión. 

En su empeño por optimizar la experiencia de inscripción para los estudiantes decidieron apostar por la automatización de procesos en marketing y ventas. Este cambio les permitió diseñar diversos flujos de nutrición de leads, ofreciendo contenido pertinente y segmentado que se ajusta a las etapas individuales del recorrido de cada estudiante. Este enfoque proporciona a los estudiantes una experiencia excepcional durante su proceso de toma de decisiones.

Resultados tangibles y sostenibles en el tiempo si se mantiene la implementación de la Prospect Fit Matrix. Lo mismo puedes conseguir con tu universidad.

¿Éxito a largo plazo?: aprovecha el ajuste de prospectos 

El ajuste de prospectos es un factor determinante en el éxito de las ventas a largo plazo, y no solo eso, también te ahorrará dinero, tiempo y un montón de dolores de cabeza en cuanto centres tu atención en los prospectos que más hacen fit con tu universidad tras obtener una buena masa de información personalizada, así como también te ayudará a definir cómo puedes elevar el ajuste de aquellos que no se posicionan en el corto tiempo como potenciales estudiantes.

Al utilizar la matriz de ajuste de prospectos en combinación con las técnicas y herramientas adecuadas, puedes identificar en donde, con alguna parte de tu público objetivo, podrías estar en deuda con respecto a los servicios educativos que ofreces, y a partir de ahí diseñar estrategias para conseguir que se vayan perfilando hacia un ajuste alto y se conviertan en el mediano o largo plazo en estudiantes de tu universidad.

Recuerda siempre que el ajuste de prospectos es únicamente un indicador y debe ser utilizado a la par de otras estrategias y factores. Al implementar estrategias adicionales, como la personalización y la construcción de relaciones sólidas, puedes mejorar la participación de los prospectos y aumentar las posibilidades de éxito. 

Ahora, ¿quieres aumentar la conversión en tu universidad?

La respuesta es obvia.

Es bastante sencillo crear tu propia matriz adaptándola a tu entorno universitario. Una vez ya se tenga definido a quién estás buscando, es decir, a tu Buyer Persona, hacer un trabajo de desarrollo y refinamiento de tu matriz de ajuste de prospectos será un proceso que se irá tornando natural dentro de la sincronía de trabajo de tu universidad.

Por eso no puedes dejar seguir pasando el tiempo sin aprovechar las bondades de este recurso, esto solo es el comienzo.

¿Listo para empezar?

¡Descarga pulsando aquí la plantilla de matriz de ajuste de prospectos y comienza a impulsar el éxito desde hoy mismo!