En la entrevista con Lorena Jordan del Sistema Tecnológico de Monterrey, descubrimos los valiosos consejos y experiencias en la implementación del CRM en varias unidades de negocio. Uno de los primeros consejos destacados fue el enfoque en el perfilamiento del estudiante y la importancia de abordar todos los puntos de contacto en su jornada estudiantil. Esto implica comprender sus necesidades, intereses y preferencias para brindar una experiencia personalizada.
Otro consejo clave fue la necesidad de realizar integraciones con otros software dentro de la institución. Esto permite una mayor eficiencia y coordinación en los procesos, ya que los datos y la información se sincronizan de manera efectiva. Además, facilita la comunicación entre diferentes departamentos y asegura una visión integral del estudiante.
Un aspecto fundamental mencionado por Lorena Jordan fue el mapeo de la transición del estudiante para atribuir correctamente el cierre al departamento correspondiente. Esto implica seguir el viaje del estudiante desde el proceso de reclutamiento hasta la matriculación y más allá. Al asignar adecuadamente las responsabilidades, se garantiza una atención eficiente y una experiencia satisfactoria para el estudiante.
Durante la implementación del CRM en el Sistema Tecnológico de Monterrey, se utilizó un enfoque gradual y estratégico. Se comenzó por educar a los equipos en la metodología Inbound y familiarizarlos con la terminología específica. Luego, se procedió a configurar la herramienta CRM de acuerdo con las necesidades de cada unidad de negocio. Se adoptó un enfoque de "proyecto mínimo viable" para ir avanzando de manera progresiva y realizar ajustes según los resultados y las necesidades específicas.
La etapa de empoderamiento fue otro aspecto clave en la implementación. Los usuarios fueron capacitados y empoderados para utilizar las herramientas CRM de manera efectiva. Esto permitió que los equipos se familiarizaran con las funcionalidades y aprovecharan al máximo su potencial para brindar un mejor servicio a los estudiantes.
Un caso de éxito destacado en la implementación del CRM fue el proyecto del chat interactivo de Tecmilenio Connect. Este modelo híbrido de educación ofrece clases en línea y la posibilidad de asistir a los campus de Tecmilenio para clases presenciales. La implementación de HubSpot implicó una inversión de más de 300 horas de trabajo, pero los resultados fueron significativos en términos de mejoras en la comunicación, la experiencia estudiantil y la eficiencia operativa.
La entrevista con Lorena Jordan del Sistema Tecnológico de Monterrey nos enseña la importancia de una implementación estratégica del CRM en el ámbito educativo. Sus consejos sobre perfilamiento del estudiante, integraciones, mapeo de transiciones y enfoque gradual son invaluables para otras instituciones que buscan mejorar su reclutamiento y retención estudiantil. Con la combinación adecuada de tecnología y enfoque centrado en el estudiante, es posible lograr resultados exitosos y proporcionar una experiencia educativa de calidad.
Además del caso de éxito de Tecmilenio Connect, Lorena Jordan compartió otros ejemplos de implementación exitosa del CRM en diferentes unidades de negocio del Sistema Tecnológico de Monterrey. Estos casos demostraron cómo el uso efectivo de la tecnología CRM puede mejorar la comunicación, optimizar los procesos y brindar una experiencia más personalizada a los estudiantes.
La implementación del CRM permitió a la universidad tener una visión más completa de los prospectos y estudiantes, lo que les permitió brindar un enfoque más centrado en el estudiante. Al conocer sus intereses, necesidades y preferencias, pudieron adaptar las comunicaciones y las estrategias de reclutamiento para maximizar la captación de estudiantes.
Uno de los aspectos clave de la implementación fue el diseño de flujos de trabajo automatizados. Estos flujos permitieron que los prospectos recibieran una serie de comunicaciones personalizadas y relevantes a lo largo de su proceso de admisión. Desde correos electrónicos de bienvenida hasta recordatorios de fechas importantes, el CRM aseguró que ningún prospecto quedara sin seguimiento y que cada interacción fuera oportuna y significativa.
Otra área en la que el CRM tuvo un impacto significativo fue en la gestión de eventos y ferias educativas. La herramienta permitió a la universidad realizar un seguimiento eficiente de los prospectos que asistían a eventos y ferias, y les brindó una comunicación personalizada posteriormente. Esto ayudó a mantener el interés de los prospectos y fortalecer la relación entre la universidad y los posibles estudiantes.
Además, la implementación del CRM permitió una mejor colaboración entre los diferentes departamentos de la universidad. La información compartida y actualizada en tiempo real facilitó la coordinación de esfuerzos y garantizó una experiencia fluida para los estudiantes en su transición de prospectos a estudiantes matriculados.
Estos consejos y experiencias compartidos por Lorena resaltaron la necesidad de un enfoque centrado en el estudiante, la personalización de las comunicaciones, la automatización de los flujos de trabajo y la colaboración interdepartamental. Al aprovechar las capacidades del CRM, las universidades pueden mejorar su reclutamiento, retención y satisfacción estudiantil, brindando una experiencia de calidad y estableciendo relaciones duraderas con sus estudiantes.
No te pierdas la oportunidad de escuchar a nuestra invitada especial, Lorena Jordan este miércoles de 19 julio 9:00 am hora Costa Rica, quien compartirá los detalles del caso de éxito de la implementación de CRM en la Tecnológico de Monterrey. Toma nota porque aprenderás sus técnicas para liderar proyectos de implementación de CRM por etapas como este. ¡Te esperamos en este evento imperdible!
