De prospecto a estudiante: el poder de los formularios automatizados de HubSpot

Siendo ya un experto en el campo de las admisiones universitarias, conoces con detalle el desafío que representa una eficiente gestión de prospectos. Atraer al Buyer Persona, evaluar sus aptitudes y convertirlos en estudiantes matriculados exige una labor meticulosa y consecuente. 

Los métodos tradicionales de captación de leads ya no son suficientes. La competencia por conectar con ellos y que se matriculen en una determinada institución se vuelve cada vez más feroz, por lo que se hace necesaria una estrategia más robusta para destacar. 

Y el trabajo no acaba ahí, una vez que ya hayas conseguido la atención de ese prospecto, se te presenta otro reto: mantenerla; y esto debes hacerlo con inmediatez, cosa que puede resultar abrumadora si te encuentras en uno o más de los siguientes escenarios:

• Aún llevas procesos manuales que son tediosos y lentos: recopilas de manera manual los datos de tus prospectos en una gestión poco eficiente de formularios en papel y con poco seguimiento individual de cada uno.

• Falta de precisión en la información: si llevas el proceso de manera manual, es probable que se cometan errores en la transcripción de datos, y que se obtenga información incompleta o desactualizada.

• Dificultad para personalizar la experiencia: es probable que te veas en la imposibilidad de adaptar el proceso de admisión a las necesidades de cada prospecto, no te das abasto para procesar cada una de sus exigencias y propósitos, y en consecuencia no puedes personalizar las comunicaciones con cada uno de ellos.

• Pérdida de oportunidades: como consecuencia, muchos de los prospectos no completan el proceso de admisión por su complejidad o falta de seguimiento.

Ante estos escenarios, que pueden ser mucho más complejos, se hace necesaria la implementación de métodos automatizados para poder optimizar el esfuerzo y obtener mejores resultados. Actualmente, la automatización no es un capricho o un recurso de moda, sino un complemento que se erige como tu mejor aliado para potencializar los resultados en cada una de las estrategias de admisión que te planteas.

Ayuda casi mágica: los formularios automatizados

Los formularios han sido una herramienta fundamental en la recopilación de información durante muchos años. Son simples, pero efectivos, permitiendo a las universidades y otras empresas recopilar y gestionar datos estratégicos, y por fortuna hoy en día tenemos a nuestra disposición los formularios automatizados, y no, no me refiero a un formulario de Google, esto va muchísimo más allá de eso.

Un formulario automatizado es un instrumento digital que se utiliza para recopilar información de manera estructurada. A diferencia de los formularios físicos, los formularios automatizados se pueden crear y gestionar a través de herramientas tecnológicas como HubSpot, permitiendo a las universidades u otras instituciones y empresas de gran envergadura recopilar datos de prospectos de manera eficiente y precisa.

¿Qué tanto te ayudarán?

La verdad que son muchos los beneficios que puedes obtener a través de la automatización de los formularios, entre ellos podemos destacar los siguientes:

1. Generación de leads

Puedes crear formularios personalizados que no solo recopilan información de contacto básica de tu Buyer Persona (nombre, correo electrónico, teléfono), sino que también te permiten profundizar en sus intereses y necesidades. Deja en el pasado el uso de formularios genéricos. Aprovecha de que tienes la atención de tu Buyer Persona y pregunta todo aquello que creas que es información conveniente. 

Puedes crear formularios dinámicos que se adapten a las respuestas de los estudiantes. Por ejemplo, si un estudiante indica su interés en el Diseño Gráfico, el formulario puede mostrar preguntas adicionales como:

• ¿Qué te apasiona del Diseño Gráfico?

• ¿Tienes un portafolio online que podamos ver?

• ¿Qué conocimientos tienes en diseño y software especializados en Diseño Gráfico?

Las posibilidades son infinitas. Puedes incluir campos de selección múltiple, casillas de verificación, preguntas abiertas e incluso solicitar que suban archivos como bocetos o portafolios.

2. Segmentación de prospectos

Ya sabes que no todos los prospectos son iguales, ¿verdad? Algunos están más cerca de convertirse en estudiantes de tu universidad que otros. La clave para una comunicación efectiva es segmentar tus prospectos en función de sus intereses y nivel educativo. Al hacerlo podrás enviar comunicaciones personalizadas y relevantes a través de correos electrónicos y contenido web específicos para cada uno de ellos. Esto representa una sólida base en la priorización de tus esfuerzos de marketing.

3. Automatización del seguimiento: cultiva el interés de los estudiantes

¿Quieres convertir prospectos en estudiantes? La automatización del seguimiento es la clave.

Con HubSpot, puedes configurar flujos de trabajo automatizados que envían respuestas automáticas de agradecimiento a los estudiantes después de que completen un formulario.

Pero no se trata solo de enviar un simple "gracias". Aprovecha esta oportunidad para:

• Brindar información personalizada: según la información que el estudiante haya proporcionado en el formulario, puedes enviarle información específica sobre la carrera universitaria, curso libre o estudios de postgrado que le interese.

• Invitarlos a eventos o sesiones informativas: esta es una excelente manera de generar aún más interés y hacer que los estudiantes se familiaricen con tu casa de estudios.

• Mantenerte en contacto: con un flujo de trabajo automatizado (ya hablaremos de esto a detalle más adelante), puedes enviar correos electrónicos de seguimiento periódicos con información relevante y actualizaciones sobre el programa de interés del prospecto o contenido relacionado.

4. Nutrición del lead: envía contenido relevante

Los formularios son una herramienta poderosa para obtener información adicional sobre los intereses y necesidades de los estudiantes. Al preguntarles sobre sus objetivos, preferencias y áreas de interés, puedes crear una experiencia personalizada que les ayudará a tomar una decisión informada sobre su futuro académico.

¿Qué tipo de contenido puedes enviar?

• Programas: brinda información detallada sobre el o los programas que ofreces en la universidad en los que haya mostrado interés tu Buyer Persona, incluyendo el plan de estudios, los requisitos de admisión y las opciones de financiamiento.
• Casos de éxito: puedes aumentar la motivación de tu prospecto al compartir historias inspiradoras de estudiantes que han tenido éxito en ese programa educativo que ha elegido.
• Testimonios: puedes compartir  con los estudiantes potenciales las experiencias de los estudiantes actuales de la carrera por la que tienen preferencia.
• Artículos de Blog: comparte contenido informativo sobre las últimas tendencias en la industria relacionada con el programa de estudios que le interesa, consejos para estudiantes, actualidad laboral y entrevistas con expertos.

5. Seguimiento y calificación de prospectos: prioriza a los estudiantes más interesados

Utiliza la información de calificación para priorizar tus esfuerzos de seguimiento y enfócate en los prospectos que tienen más probabilidades de convertirse en estudiantes. Puedes asignar puntuaciones o etiquetas a tus prospectos en función de sus respuestas en los formularios. Por ejemplo, puedes dar una puntuación más alta a los estudiantes que indiquen que están muy interesados en tu programa y que cumplen con los requisitos de admisión, en pocas palabras, alimenta y aplica tu Prospect Fit Matrix. 

Si no sabes de qué se trata la Prospect Fit Matrix o no has trabajado lo suficientemente en ella porque no sabes cómo hacerlo, te invito a que revises este contenido pulsando aquí, en donde te cuento a detalle todo sobre ella.

Por último, pero no menos importante:

6. Centraliza la información y facilita la comunicación: integra un CRM

¿Quieres tener una visión completa de tus prospectos y estudiantes? Entonces integra con un CRM.

La integración perfecta de los formularios automatizados en Hubspot con el CRM de la plataforma te permitirá, entre otras cosas:

• Mantener un registro centralizado de todos tus prospectos y estudiantes: toda la información que recopiles en tus formularios se almacenará en el CRM, lo que te permitirá tener una vista completa de sus intereses, necesidades e interacciones con tu institución.
• Realizar un seguimiento de las interacciones de los estudiantes: puedes conocer su huella digital, ya que tendrás registro de qué páginas han visitado, qué correos electrónicos han abierto y qué formularios han completado. Esta información te ayudará a comprender mejor su comportamiento y a personalizar tu comunicación con ellos.
• Segmentar tus listas de contactos: podrás crear listas segmentadas de prospectos y estudiantes en función de sus intereses, necesidades y etapa en el proceso de admisión. Esto te permitirá enviarles contenido y comunicaciones personalizadas que sean más relevantes para ellos.

Para ilustrar todo lo que te he dicho antes vamos a recrear con un ejemplo.

Imaginemos que estamos al frente del departamento de admisiones de una Universidad llamada La Creativa. Esta universidad es una institución reconocida por su programa de Diseño Gráfico. Para aumentar la matrícula en este programa, ha implementado una estrategia basada en los formularios automatizados de HubSpot y su CRM.

Estos son los pasos que ha seguido:

Paso 1: captación de leads

La universidad ha implementado un formulario personalizado en HubSpot que se encuentra integrado en su sitio web. Este formulario no solo recolecta datos esenciales como nombre, correo electrónico y teléfono, sino que también se adentra en los intereses y expectativas del prospecto:

• ¿Cuál es tu principal motivación para estudiar en nuestra universidad?
• ¿Cómo describirías tu experiencia previa en Diseño Gráfico?
• ¿Cuáles son tus metas profesionales y cómo crees que nuestros programas pueden contribuir a alcanzarlas?
• ¿Qué aspectos específicos de nuestra institución te han llamado más la atención y por qué?

En este punto ha recopilado una información valiosa (pueden incorporarse más preguntas), y con ellas va calificando al prospecto según el ajuste que tiene con la institución y con el programa de preferencia seleccionado por el estudiante.

Paso 2: Segmentación de prospectos 

La Universidad La Creativa ha tomado la información del formulario para segmentar a los prospectos en función de sus intereses y nivel educativo, ha quedado de la siguiente manera:

• AJUSTE ALTO | Prospectos con alto interés y nivel educativo: reciben información sobre el programa de Diseño Gráfico, requisitos de admisión, becas y próximos eventos.
• AJUSTE MEDIO | Prospectos con alto interés y bajo nivel educativo: reciben información sobre cursos preparatorios y programas alternativos. 
• AJUSTE BAJO | Prospectos con bajo interés y alto nivel educativo: reciben información sobre los beneficios del programa de Diseño Gráfico y cómo puede impulsar su carrera.

Esta clasificación es única para cada universidad.

Paso 3: automatización del seguimiento

Ya con los grupos segmentados y priorizando en los prospectos de ajuste alto, La Creativa ha configurado flujos de trabajo automatizados en HubSpot que envían respuestas personalizadas a los prospectos después de completar el formulario. El primero y más importante, el “thank you email” contiene, entre otros, estos puntos principales:

• Agradecimiento por su interés.
• Información específica sobre el programa de Diseño Gráfico.
• Invitación a los próximos eventos o sesiones informativas sobre el programa y de Diseño Gráfico.

Paso 4: nutrición del lead

En este punto, la universidad está comprometida en mantener el interés del prospecto, por eso ha creado un flujo de trabajo con correos personalizados cada cierto tiempo de manera automática que tratan sobre:

• Guías del programa de Diseño Gráfico.
• Casos de éxito de estudiantes graduados.
• Testimonios de estudiantes actuales.
• Artículos de blog sobre las últimas tendencias en diseño gráfico.
• Webinars sobre temas relevantes para la industria.

Paso 5: seguimiento de los prospectos 

Todo esto que ha hecho le permite hacer un seguimiento efectivo de sus prospectos gracias a la corriente de información que continúa fluyendo y alimentando al CRM. Con ello, se puede llevar un registro centralizado de todos los posibles estudiantes, sus interacciones con la universidad, y su comportamiento en línea que permitirá hacer foco en estrategias específicas para impactarlos y conseguir que se conviertan en estudiantes matriculados en el corto-mediano plazo. En algún otro artículo explicaré con más detalle cómo asignarle puntos a todas estas interacciones y comportamiento en línea para que puedas tener un registro de los prospectos con más puntos y así el CRM te ayude automáticamente a determinar quién está más interesado y quién menos interesado. A esto lo llamaremos el leaderboard de prospectos.

¿Y qué resultados puede esperar la Universidad La Creativa?

• Aumento en las tasas de conversión de prospectos en estudiantes.
• Mejoras en la comunicación con los prospectos y estudiantes.
• Personalización exitosa de la experiencia de cada prospecto.
• Optimización de esfuerzos de marketing y ventas.

Esta dinámica será la clave del éxito en tu próximo proceso de reclutamiento. Los formularios automatizados de HubSpot y su CRM son herramientas poderosas que te pueden ayudar a aumentar la matrícula en todos los programas que ofrece la universidad de las que estás al frente.

Al implementar una estrategia integral como la del ejemplo, comenzarás a atraer a los prospectos adecuados, nutrir su interés y convertirlos en los próximos estudiantes a matricularse, y eso será el inicio del éxito sostenible de tus estrategias y campañas de admisión.

¿Vas a seguir esperando?

¿Comenzamos ya a construir esos formularios?

He elaborado una plantilla totalmente gratuita con la que trabajaremos juntos en la construcción de los formularios. Yo mismo te guiaré paso a paso.

Para acceder a ella solo tienes que pulsar aquí.

¡Empecemos!