Formularios automatizados y un CRM, una combinación eficiente

El seguimiento automatizado es fundamental para  cualquier industria, pero especialmente para quienes ofrecen servicios de educación, ya que su alcance define en buena medida el éxito de la institución en materia de nuevas admisiones y de retención de estudiantes.

Los responsables de  admisiones  lo que esperan es que cada una de las estrategias que plantean tengan éxito y que se vea reflejado en una matrícula abultada y sostenida en el tiempo. 

Hay que trabajar en ello, no se logra ni rápido ni fácil. Tampoco hay una fórmula mágica para conseguirlo, pero sí hay herramientas que combinadas y muy bien estructuradas pueden representar el alcance de objetivos.

¿Qué podemos conseguir al automatizar el seguimiento de manera personalizada?

En primer lugar, llamar la atención de nuevos estudiantes y estudiantes actuales de las carreras universitarias que ofrece la institución que dirigimos y la retención y satisfacción de los estudiantes regulares, esto solo para empezar.

Además de lo mencionado, nos puede ayudar a impulsar la participación en eventos educativos y fortalecer la presencia de nuestra universidad en el mercado. 

¿Cómo empezamos?

Conociendo a nuestro Buyer Persona, construyendo su perfil y obteniendo información relevante sobre él para gestionarla de manera eficiente, es decir, sacar provecho de cada una de sus características, anhelos y necesidades para tocarles la fibra y motivarlos a entrar con nosotros en un proceso sincrónico y bien definido que los lleve en un plazo determinado a matricularse en la universidad.

El paso a paso de una decisión 

Cuando un futuro estudiante debe tomar una decisión respecto a su porvenir académico, hay varias etapas por las que atraviesa que van moderando el proceso, debemos conocer cuáles son, hacer presencia en cada una de ellas y reconocer qué factores externos pueden suponer una variación en la balanza en la toma de decisiones y utilizarlos a nuestro favor.

Refiriéndonos a un joven que está a punto de salir del bachillerato, que en el mejor de los casos tiene ya identificada afinidad con alguna carrera (porque hay muchos que llegan a este punto y no lo saben), inicia en una etapa de exploración, seguramente orientada por sus padres, representantes y consejeros estudiantiles. En esta etapa comienza una búsqueda del todo, desde la duración de los estudios, las aptitudes mínimas que debe tener, en dónde puede estudiarla y cuál será la oferta laboral si decide una u otra especialidad.

Este solo es el inicio del camino, y qué útil sería que nosotros, pudiéramos alimentar esa fase exploratoria con toda la información que tenemos. No solo apuntando a lo que este, ahora prospecto, ha definido como su primera opción, sino también abriendo puertas a otras alternativas que quizás desconoce y terminan en algunos casos resultando ser más atractivas. 

Aquí, no solo deberíamos enfocarnos en ese estudiante, también en la medida de lo posible, en sus padres, representantes o consejeros estudiantiles, ya que estos pueden suponer una gran influencia en su decisión, además que serán ellos los encargados de costear los estudios, seguramente.

La información útil y de valor que enviemos a nuestros prospectos no puede ser interrumpida, debemos acompañarlo de manera genuina en su camino a la toma de decisiones; un correo basado en sus preferencias cada semana y media o con la frecuencia que determinemos conveniente, con contenidos y enlaces a páginas de nuestro sitio web en donde él pueda interactuar resultará ser de gran utilidad.

¿Me veo ahí?, ¿en qué áreas puedo especializarme?, u otras preguntas como, ¿conozco a alguien que estudio ahí?, ¿qué necesito saber para matricular en esta institución?, podrían generar en nuestro prospecto puntos de anclaje para decidir estudiar en nuestra institución. Educando a nuestro prospecto ganamos su confianza, ya no somos ajenos para él y, por tanto, que se matricule  es más probable.

¿Qué otras actividades podemos planear para involucrar más al prospecto con nuestra institución? Lo invitamos a un webinar con expertos en esa carrera en donde abordan la oferta laboral actual para la misma y las oportunidades a futuro, o a un recorrido por las instalaciones del campus para que experimente de primera mano cómo es la vida universitaria en nuestros espacios. Seguido de esto le compartimos los diferentes planes de becas y financiamientos de los que disponemos para esa carrera, así como también las modalidades de estudio y otras facilidades como transporte, actividades extracurriculares y cursos de extensión.

Ese prospecto está cada vez más cerca de matricularse, y eso es porque lo hemos acompañado en las diferentes etapas, creando y enviando contenido conveniente para cada una de ellas. 

En este recorrido y su correspondiente implementación, nuestro mejor aliado es el formulario automatizado de un CRM. Sabiendo cómo la tecnología hace parte de nuestro día a día, no es viable trabajar ignorándola, por el contrario, debemos hacerla parte de nuestra estrategia, y una de las formas más eficientes de conseguirlo es mediante formularios automatizados. Es la entrada perfecta para optimizar tu estrategia de marketing educativo y hacer el seguimiento necesario evitando un complejo proceso manual y probablemente ineficiente.

¿CRM enfocado a instituciones educativas? Sí

Si antes has escuchado sobre lo que es un CRM y de su positivo aporte a las grandes empresas, debes con toda seguridad invertir en un robusto CRM para hacer crecer consistentemente las admisiones a tu institución.

Aunque parezca que este tipo de tecnología se encuentre principalmente dirigida a otro tipo de negocios, la verdad es que su versatilidad es tan amplia que puede ser aplicada a la industria de educación superior, programas internacionales y cursos libres arrojando excelentes resultados.

Un sistema de gestión de la relación con el cliente en el campo educativo te permitirá llegar con campañas de marketing efectivas no solo a prospectos que puedan convertirse en estudiantes, sino también a padres que están acompañando a sus hijos en la etapa de exploración de opciones académicas, a los estudiantes regulares según sus preferencias y exigencias y también a exalumnos cultivando su fidelidad, con lo cual, se convertirán en agentes multiplicadores de la buena reputación de tu institución.

Agitar la relación con los prospectos es la clave

Aquí puede residir un buen porcentaje de éxito de tus campañas de captación y retención de estudiantes. No hay duda. 

La manera en la que gestionas esta relación desde el primer contacto define la ruta a seguir, y las diferentes bifurcaciones que se pueden presentar en el trayecto.

Un CRM te ayuda en esta importante labor al permitirte elaborar campañas de email marketing, realizar tareas de seguimiento para generar datos clave, obtener informes de estudiantes potenciales y gestionar la documentación de manera eficiente. Además, representa un sistema único para monitorear y gestionar todos los detalles de los estudiantes ya matriculados en tu institución, incluyendo notas, finanzas, asistencia y horarios, así como los datos de exalumnos y otros prospectos. 

La implementación de procesos eficientes y seguros se vuelve mucho más sencilla, ya que los datos se presentan de manera cronológica, permitiendo verificar el historial de trabajo con un prospecto en pocos minutos, analizar los antecedentes de la información contenida y resguardar los datos en una plataforma centralizada y segura.

Todos y cada uno

El brazo de apoyo que brinda un CRM en cuanto a comunicación es sensacional, y esto es esencial en el ámbito educativo, ya que con él podemos gestionar nuestras comunicaciones con los protagonistas externos e internos del proceso de admisiones.

Si bien es cierto que hay campañas exclusivamente dirigidas a captar nuevos estudiantes, nuestros egresados constituyen un valioso recurso que no podemos permitirnos abandonar. Los CRM también nos ofrecen la posibilidad de fidelizar a los exalumnos comunicándonos con ellos de manera efectiva. 

¿Qué ganaremos con esto?

Una relación sólida y a largo plazo entre nuestros estudiantes y nuestro equipo de trabajo es de mucho valor. Construiremos vínculos duraderos con prospectos, estudiantes y exalumnos de manera personalizada y eficiente, y con ello abonaremos el camino para que el incremento de nuestra matrícula y retención de estudiantes regulares sea sostenida.

Son evidentes los beneficios de implementar un CRM, desde la centralización de datos, automatización de tareas, seguimiento y análisis hasta la integración de este software con más herramientas. Todo en un solo lugar, con una visión integral y disponible para todo el equipo de admisiones universitarias.

¿Imaginas hacer todo esto de manera manual?

No es imposible, pero será mucho más cuesta arriba e ineficiente.

El CRM de HubSpot y los formularios automatizados

Los formularios automatizados de HubSpot son grandes aliados, si no los conoces y quieres saber más a detalle sobre ellos, te invito a leer el artículo que he dedicado a explicar qué son y cómo funcionan.

Los formularios automatizados, elaborados de manera personalizada y atractiva, te ayudarán a captar y segmentar correctamente a tus lead y los datos que obtengas de ellos se sincronizarán automáticamente en el CRM. Esto te permitirá a ti y a tu equipo disponer de una visión completa y detallada de las características de tus prospectos, y en consecuencia a definir una estrategia más puntual para ellos basada en información veraz.

También, el CRM te permitirá hacer un seguimiento del rendimiento de tus campañas de marketing educativo en cuanto a las conversiones, tasas de respuesta y otros indicadores clave para identificar áreas de mejora y optimizar resultados, con esta información en mano, podrás hacer ajustes a tus formularios con el fin de obtener más información u otro tipo de datos que has determinado que son esenciales para tus campañas de marketing.

Más integraciones

Este dúo dinámico (formularios & automatización) no será el único trabajará en beneficio de tus campañas de captación, sino que, otros aspectos de la gestión de la admisión universitaria que involucra el manejo de datos se verán beneficiadas al hacer más integraciones con el CRM, por ejemplo:

Integrar un software de llamadas

Si utilizas este recurso dentro de tus campañas, estas integraciones ofrecen una solución eficiente para simplificar tanto la planificación como la ejecución de conversaciones telefónicas y de video por parte de los representantes de ventas o los responsables de otras áreas que convergen en el sistema de admisiones de tu universidad.

Cuando tu software de llamadas se integra con el Customer Relationship Management, experimentas una mejora significativa en la eficacia operativa. Esta sinergia permite que los detalles de cada llamada y la información crucial de los contactos se registren de manera automática, garantizando una base de datos actualizada y completa. 

¿Qué facilita?

La consulta y revisión de historiales de comunicación pasados, proporcionando una mayor visibilidad de cada uno de los datos obtenidos, esto ayuda a los equipos de ventas tomar decisiones informadas basadas en un conocimiento exhaustivo de las interacciones previas con los clientes. 

Integración con un chatbot en vivo

Al conectarnos de manera directa con nuestros prospectos con la ayuda de un chatbot en vivo debidamente integrado al CRM, nos aseguramos de que quienes participan en estas conversaciones en el sitio web de nuestra universidad sean identificados y capturados de manera automática. Este es otro tipo de formulario automatizado de un CRM.

Esta sincronización instantánea no solo agiliza la gestión de leads, sino que también proporciona a los equipos de ventas información valiosa sobre las interacciones en tiempo real de los visitantes. Cada conversación se registra y almacena en el CRM, creando un historial completo y accesible que contribuye a un mejor entendimiento de las necesidades y preferencias de los futuros estudiantes.

También, puedes hacer integraciones con redes sociales como Facebook, Instagram, Twitter (X), LinkedIn y YouTube Reports (nuevo), en donde es posible que la interacción con tus prospectos sea bastante nutrida, y toda la información recopilada en las mismas se almacena en el perfil del contacto dentro delCRM. Esto en la mayoría de los casos permite crear automatizaciones directamente asociadas a las interacciones en las plataformas sociales, manteniendo la comunicación constante y personalizada.

Las bondades que te ofrece un CRM no se limitan a tus prospectos, también beneficiará a tu equipo de trabajo con la automatización y la integración de herramientas, aplicaciones de chat y correos electrónicos. 

Es una relación ganar - ganar por donde la veas.

Sería un total desacierto no aprovechar este momento, en donde la tecnología nos pone a disposición estas estupendas herramientas para no solo trabajar más rápido, sino de manera más eficiente.

Sabiendo que la competencia ya lo está haciendo, no podemos darles el lujo de sacarnos tanta ventaja. Hagámoslo bien, con tecnología, con estrategia y con inteligencia.

¿Quieres comenzar?

He preparado una herramienta gratuita con la que podrás dar tus primeras pinceladas a la obra de arte que será tu próxima estrategia de marketing educativo. Accede a ella haciendo clic aquí.

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