El campo de la admisión universitaria se vuelve cada vez más desafiante y competitivo, en consecuencia, el proceso de encontrar y atraer a los estudiantes ideales para una determinada casa de estudios representa un reto que debe reevaluarse constantemente en función de los resultados.
¿Qué podemos hacer?
Lo primero es conocer de cuáles herramientas y recursos podemos beneficiarnos para potenciar la efectividad de nuestra estrategia de marketing y con ello atraer a los estudiantes ideales a nuestra institución.
La tecnología se perfila como una gran protagonista en este aspecto, así como la Matriz de Ajuste de Prospectos, con la que podemos identificar y calificar a los futuros estudiantes que tienen mayor probabilidad de convertirse en nuestros matriculados.
Adentrémonos en los aportes que te ofrece la Prospect Fit Matrix de HubSpot en la admisión universitaria, cómo funciona y cómo puedes aplicarla en tu estrategia de reclutamiento.
.jpg?width=911&height=607&name=Prospect%20Fit%20Matrix%20c%C3%B3mo%20encontrar%20los%20estudiantes%20ideales%20(1).jpg)
La Prospect Fit Matrix, también conocida como Matriz de Ajuste de Prospectos, es una herramienta que permite calificar y evaluar a los futuros estudiantes en función de su idoneidad o ajuste con los criterios y características de ingreso deseadas por tu universidad. En otras palabras, es una lista de atributos que los prospectos deben cumplir para considerarse como candidatos ideales para la institución educativa que diriges.
Esta herramienta se basa en la premisa de que no todos los posibles estudiantes son iguales y que es fundamental identificar a aquellos que tienen un mayor potencial de éxito en matricularse en tu casa de estudios. Mediante la aplicación de la Prospect Fit Matrix, podrás priorizar tus esfuerzos de reclutamiento y asegurarte de enfocarte, en primera instancia, en aquellos prospectos que cumplen con los requisitos y características deseadas.
Aplicar una Prospect Fit Matrix en tu estrategia de reclutamiento estudiantil ofrece una serie de beneficios significativos. Algunos de ellos incluyen:
El desarrollo de una Prospect Fit Matrix personalizada para tu universidad requiere de un proceso de análisis y definición de los criterios y características deseadas. A continuación, te propongo un paso a paso para desarrollar tu propia matriz enfocada hacia la admisión universitaria:
Antes de aplicar una Matriz de Ajuste de Prospectos, es fundamental tener claro quién es tu cliente ideal, esto se logra creando un perfil de Buyer Persona. Este perfil debe incluir información demográfica, intereses, comportamientos, objetivos y desafíos comunes. Al definir este perfil, podrás enfocar tus esfuerzos de marketing de manera más efectiva y personalizada.
Una vez que hayas definido a tu Buyer Persona, es momento de identificar los indicadores que definirán el grado de encaje que tiene este con tu institución educativa. Estos te ayudarán a determinar si un prospecto tiene un alto potencial de convertirse en estudiante matriculado.
Dividiremos estos indicadores en dos grupos de ajuste: ajuste demográfico y ajuste comportamental.
Ajuste demográfico
Este ajuste se refiere a la alineación de un prospecto con características sociodemográficas específicas, entre ellas tenemos:
¿Buscas estudiantes de posgrado apasionados por la investigación?
¿O profesionales en busca de un cambio de carrera?
¿Adolescentes recién egresados del bachillerato con afinidad por las nuevas tecnologías?
Los datos demográficos te ofrecen la clave para adaptar tus estrategias y conectar de manera más efectiva.
¿Están buscando una experiencia académica de pregrado o posgrado?
¿Valoran programas educativos específicos?
La Prospect Fit Matrix te permite explorar estas preguntas y más, garantizando que tu enfoque sea acorde con las expectativas y metas educativas de tu audiencia. Descubre la resonancia potencial entre tus ofertas educativas y las aspiraciones de tus prospectos.
¿Están buscando una experiencia educativa local o internacional?
¿Están dispuestos a cambiarse de residencia con tal de estudiar?
¿No les importa desplazarse a diario si la universidad queda en otra localidad?
La matriz te proporciona una visión geográfica precisa, permitiéndote ajustar tu estrategia según las preferencias y necesidades de tus prospectos en términos de ubicación. Desde estrategias de marketing puntuales hasta consideraciones logísticas, esta dimensión te coloca en la posición óptima para satisfacer las expectativas geográficas de tus prospectos.
¿Tienen una inclinación por ciertas disciplinas o áreas de estudio?
¿Buscan oportunidades de investigación o programas especializados?
Esta dimensión no solo te ayuda a adaptar tu mensaje, sino que también te permite personalizar la oferta educativa en cuanto a cursos libres y experiencias extracurriculares, maximizando así la atracción y retención de prospectos con una afinidad natural por lo que tu institución tiene para ofrecer.
Es importante que estos criterios sean específicos y relevantes para tu universidad. Puedes basarte en los perfiles de matriculados exitosos que has tenido en el pasado o en las características que consideras fundamentales para el éxito académico y personal de tus estudiantes.
.jpg?width=892&height=594&name=Prospect%20Fit%20Matrix%20c%C3%B3mo%20encontrar%20los%20estudiantes%20ideales%20(3).jpg)
Ajuste comportamental
Este ajuste se centra en la alineación del prospecto con ciertos comportamientos, actitudes y preferencias particulares, como, por ejemplo:
¿Cuáles son sus metas académicas y profesionales?
¿Qué desafíos esperan superar?
La Prospect Fit Matrix te permite desentrañar las motivaciones detrás de las decisiones, proporcionando una visión única de las metas a corto y largo plazo de tus prospectos. Al comprender sus aspiraciones, puedes alinear estratégicamente tu oferta educativa y servicios de apoyo, creando así un puente sólido entre sus objetivos y lo que tu institución tiene para ofrecer.
Estilo de aprendizaje y preferencias: cada prospecto tiene un estilo de aprendizaje único y preferencias específicas en cuanto a cómo desean interactuar con la educación.
¿Prefieren un enfoque práctico o teórico?
¿Se sienten más cómodos con metodologías de aprendizaje colaborativas o independientes?
La matriz te da la oportunidad de desglosar estos detalles, permitiéndote adaptar tu enfoque educativo y las modalidades de comunicación para satisfacer las preferencias individuales. Al comprender el estilo de aprendizaje de tus prospectos, puedes proporcionar una experiencia educativa más personalizada y satisfactoria.
¿Han participado en eventos, ferias educativas o visitas al campus?
La Prospect Fit Matrix te brinda una visión histórica de estas interacciones, permitiéndote evaluar el nivel de familiaridad y compromiso previo. Utiliza esta información para personalizar tus mensajes, reconociendo y reforzando la conexión establecida a lo largo del tiempo.
¿Han mostrado una participación activa en tus plataformas en línea?
¿Han expresado interés en áreas específicas de estudio?
La matriz de ajuste te permite medir el nivel de involucramiento y entusiasmo, proporcionando una base sólida para adaptar tus estrategias de comunicación y seguimiento. Al reconocer el compromiso e interés, puedes cultivar relaciones más significativas y orientar tus esfuerzos hacia áreas que resuenan de manera particular con tus prospectos.
La Prospect Fit Matrix no solo evalúa datos, sino que también descifra los matices comportamentales que definen a tus prospectos. Con estos y otros indicadores, estarás listo para abordar las complejidades del ajuste comportamental y construir conexiones auténticas con aquellos que están alineados no solo demográfica, sino también comportamentalmente con tu institución.
¡Deja que la personalización guíe tu estrategia y haz que cada interacción cuente!
.jpg?width=958&height=638&name=Prospect%20Fit%20Matrix%20c%C3%B3mo%20encontrar%20los%20estudiantes%20ideales%20(2).jpg)
Ha llegado el momento de evaluar a tus prospectos en función de su ajuste en tu matriz. Para esto es que has estado trabajando. Analiza la información disponible sobre cada uno de ellos y determina en qué medida cumplen con los criterios o indicadores establecidos.
Puedes medir los indicadores estipulando una escala de bajo, medio y alto nivel de ajuste.
¿Qué te indicará cada nivel?
Nivel bajo: es el que se obtiene cuando los prospectos presentan una baja correspondencia con los indicadores que hemos definido para nuestra la universidad, como provenir de una ubicación lejana, tener preferencia de estudios en una industria no relacionada con la universidad o no cumplir con los requisitos educativos previos de admisión.
Nivel medio: en este nivel, los futuros estudiantes tienen una coincidencia parcial con los indicadores, como, por ejemplo, ser de una ubicación cercana, pero no exacta, tener alguna relevancia en su experiencia previa o mostrar cierta alineación con los campos de estudio ofrecidos.
Nivel alto: aquí existe una alta correspondencia con los indicadores, como ser de la misma ciudad o región y presentar una fuerte alineación con los campos de estudio y los valores de la institución.
Orienta estratégicamente tus esfuerzos al priorizar a aquellos prospectos que se alinean de manera más sólida con tu matriz. Este enfoque selectivo no solo optimiza la eficiencia de tus operaciones, sino que también te permite canalizar tus esfuerzos hacia aquellos que presentan un potencial más elevado para convertirse en estudiantes de tu universidad.
Al enfatizar en la personalización y la conexión con los individuos que presentan un ajuste más fuerte, incrementas las probabilidades de establecer relaciones significativas y duraderas con futuros miembros de tu comunidad académica.
Con tu Matriz de Ajuste de Prospectos en mano, es hora de tomar acciones estratégicas para convertir a tus prospectos en estudiantes matriculados.
Para los prospectos con encaje alto y enfoca tus esfuerzos en nutrirlos con contenido relevante y personalizado que los ayude a tomar la decisión de inscribirse en tu institución. Para los de encaje medio implementa estrategias de seguimiento y recordatorio para mantener su interés y compromiso, y para los de encaje bajo, considera ofrecerles opciones alternativas que se ajusten mejor a sus necesidades.
Puedes utilizar herramientas de automatización como el CRM de HubSpot para recopilar y analizar la información relevante sobre tus potenciales estudiantes. Esto te ayudará a evaluar de manera más eficiente y precisa a cada uno de ellos en función de su ajuste a tu matriz.
Además de esto, también te brindará la capacidad de enviar contenido personalizado y automatizar tus acciones de marketing para maximizar tus esfuerzos.
En este punto ya tienes armado un motor en la concreción de matriculados en tu universidad, nada más falta que lo pongas en marcha.
Aprovecha lo que sabes y hazte un experto en el campo de la admisión universitaria utilizando herramientas que te ayuden a alcanzar los objetivos de incremento de matrícula para este 2024.
¡Demos juntos los primeros pasos construyendo tu matriz de ajuste de prospectos!
Descarga la plantilla que he creado para ayudarte a elaborarla pulsando aquí.
