¿Baja tasa de captación y retención de matrícula? Descubre las posibles causas y cómo revertirlas

Es posible que a pesar de contar con un gran equipo de ventas comprometido con las metas de admisión de la institución que diriges, la estrategia que se ha implementado para conseguir buenos números de matrícula no esté funcionando.  Es normal que algunas estrategias funcionen y otras no. Cuando no obtenemos los resultados que esperamos, estamos obligados a aplicar los ajustes que sean necesarios para elevar la tasa de éxito, pero, ¿cuáles serían esos ajustes?

Aquí es donde las cosas se ponen interesantes. Aunque pensemos que el problema se limita a que en determinado período de tiempo la tasa de admisión y retención de estudiantes no se elevó a los niveles que esperábamos, el verdadero obstáculo es no saber por qué eso está sucediendo.

¿Qué consecuencias te traería ese desconocimiento?

La primera sería el desperdicio de recursos valiosos como tiempo, esfuerzo y dinero. Te encontrarías en un limbo que te hará perder ventaja competitiva. La segunda, es que, probablemente, al no identificar las oportunidades de mejora seguirás repitiendo los mismos errores. Nada bueno resulta de eso.

Una baja tasa de admisión y de retención afecta negativamente la rentabilidad de una institución educativa, y con ello la credibilidad y reputación que ostente. Por eso es imprescindible identificar las posibles causas del poco éxito de las campañas de captación que son implementadas para poder redirigir los esfuerzos y revertir esos resultados.

La dinámica, estructura y ambiente de una universidad en particular puede ser muy diverso y diferenciador con respecto a las demás, eso puede generar sus propias razones y factores que desencadenan una baja tasa de retención y admisión de nuevos estudiantes.

Esta baja tasa puede ser un síntoma de problemas más profundos, por eso es crucial preguntarse a tiempo, ¿cuáles podrían ser las causas subyacentes de esta situación? 

Según mi experiencia, la falta de una estrategia clara y perfiles de estudiantes débilmente definidos son factores cruciales que a menudo se subestiman. Tomando esto como referencia te presento la que para mí es la causa principal:

1. Débil construcción del perfil de estudiantes ideales = débiles resultados

Si no tienes una definición clara de quiénes son tus estudiantes ideales, estarás lanzando flechas en la oscuridad.

Definir claramente a tu Buyer Persona es la primera piedra que debes colocar para edificar una estrategia de reclutamiento y retención lo suficientemente sólida para que perdure en el tiempo.

Estos perfiles generales y especializados del Buyer Persona ameritan un estudio y estructuración meticulosa, y por desconocimiento, los responsables de las admisiones en algunas instituciones educativas no le dan la debida importancia, simplemente no saben de qué se trata.

Tanto en el mundo de las admisiones universitarias como en cualquier otro campo, el perfil del Buyer Persona es el primer paso que debemos dar si no queremos perdernos en un limbo de atajos infructuosos que no nos llevarán a los resultados que esperamos.

Revertir esta causa es tan fácil como comenzar a elaborar el perfil detallado de tu buyer persona. Si no sabes cómo hacerlo, haz clic aquí para que aprendas a detalle de qué se trata y te pongas manos a la obra.

Siendo esta la causa principal de una baja captación y admisión, no hay tiempo que perder, ¿cierto?

Además de no tener definido el perfil de nuestro Buyer Persona, otra de las causas puede ser el desconocimiento del nivel de ajuste que tienen los prospectos con los principios, objetivos y misión de la institución que diriges, en otras palabras, no saber si esos prospectos tienen una fuerte o débil probabilidad de que terminen matriculándose en la universidad. Con esto en mente planteo la segunda causa como:

2. Frágil o nula definición e implementación de una matriz de ajuste de prospectos 

¿Conoces el ajuste que tienen los potenciales futuros estudiantes con tu universidad?

¿Sabes a lo que me refiero?

No puedes considerar que todos los bachilleres egresados del mismo colegio tienen igual potencial para convertirse en futuros estudiantes de la institución que diriges. Puede que haya un buen porcentaje de estos que sí, como puede que no. 

¿Cómo lo sabrás?

Con la Matriz de Ajuste de Prospectos o Prospect Fit Matrix. Esta es una valiosa herramienta que no solo te proporcionará un sólido marco para definir perfiles ideales de estudiantes, sino que también se convierte en la base para estrategias de marketing personalizadas y efectivas.

Esta matriz te ayudará a identificar y calificar a los prospectos de acuerdo con su idoneidad para tu universidad. Sin una matriz de ajuste efectiva, es probable que atraigas a prospectos que no están interesados en los servicios educativos que ofreces, lo que resulta en bajas tasas de inscripción y retención, además de un desgaste de energía y recursos.

¿La tienes? ¿La estás implementado de manera correcta? ¿La has nutrido con suficiente información? ¿Sabes cómo elaborarla?

Si no la conoces o si has escuchado hablar de ella, pero no la has implementado en tu estrategia de captación, es probable que estés invirtiendo tiempo, dinero y esfuerzos estratégicos en los prospectos incorrectos. Es crucial implementar una matriz de ajuste de prospectos efectiva si quieres evitar esto. Hacerlo no es una tarea abrumadora. Para incorporar esta herramienta en tu proceso de reclutamiento y retención, asegurando que maximices su potencial, debes comenzar por aquí:

• Define los criterios de ajuste: identifica los atributos y características clave que determinan si un prospecto es adecuado para tu universidad. Estos pueden incluir datos demográficos, necesidades específicas, presupuesto, ubicación geográfica, entre otros.

• Establece puntuaciones para cada criterio: asigna puntuaciones a cada criterio para evaluar la idoneidad de los prospectos. Por ejemplo, puedes asignar una puntuación más alta a los prospectos que cumplen con todos los requisitos de admisión establecidos en tu universidad y una puntuación más baja a los que no cumplen con algunos.

• Crea perfiles de prospectos ideales: utiliza la matriz de ajuste de prospectos para crear perfiles de prospectos ideales que representen a tus clientes más valiosos. Estos perfiles te ayudarán a dirigir tus esfuerzos de marketing y ventas hacia los prospectos que tienen más probabilidades de convertirse en estudiantes exitosos y de alto valor.

• Ajusta tus estrategias de captación y retención: utiliza la matriz de ajuste de prospectos para ajustar tus estrategias de captación y retención. Dirige tus esfuerzos de marketing y ventas hacia esos individuos que se ajustan a tus perfiles de prospectos ideales, personaliza tus mensajes y ofertas para satisfacer sus necesidades y deseos específicos.

No cabe duda que al implementar una matriz de ajuste de prospectos podrás atraer más potenciales estudiantes, al mismo tiempo que concentrarás en ellos tus esfuerzos para que se conviertan en los próximos matriculados y esas tasas de admisión alcancen los niveles que esperas.

Ahora, ¿cómo puedes poner en práctica las recomendaciones sobre la matriz que te he mencionado arriba? Te invito a que revises un contenido donde te explico con detalle en qué consiste la Prospect Fit Matrix y te acompaño a construirla. Accede haciendo clic aquí.

3. Falta de enfoque en la experiencia del usuario

Otra causa común de las bajas tasas de inscripción y retención de estudiantes es la falta de enfoque en la experiencia del usuario. Si tu sitio web o plataforma no ofrece una experiencia fluida, intuitiva y satisfactoria, es probable que los potenciales prospectos la abandonen antes de tiempo sin que la información que hay especialmente para ellos les haya impactado.

Mejora la experiencia del usuario

Para mejorar la experiencia del usuario debes conocerlo bien, y para eso ya debes haber revertido las dos primeras causas. Complementa tus acciones implementando las siguientes soluciones:

• Diseño responsive: asegúrate de que tu sitio web o plataforma se adapte y sea accesible en todos los dispositivos, incluyendo computadoras de escritorio, tablets y teléfonos móviles. Esto garantizará que los usuarios puedan acceder y navegar por tu sitio de manera cómoda y eficiente en cualquier dispositivo.

• Velocidad de carga rápida: optimiza el tiempo de carga de tu sitio web para evitar frustración y abandono. Minimiza el tamaño de los archivos, utiliza técnicas de compresión y aprovecha el almacenamiento en caché para acelerar la carga de las páginas.

• Interfaz intuitiva y fácil de usar: diseña una interfaz que sea fácil de navegar y comprender. Organiza la información de manera clara y concisa, utiliza menús desplegables y botones intuitivos para facilitar la navegación del usuario.

• Personalización y relevancia: personaliza la experiencia del usuario según sus preferencias y comportamientos. Utiliza datos demográficos y de comportamiento para ofrecer contenido relevante y personalizado que responda a las necesidades y deseos del usuario. En otras palabras: ¡aprovecha tu matriz de prospectos! 

• Atención al cliente eficiente: brinda un servicio de atención al cliente eficiente y receptivo. Responde rápidamente a las consultas y problemas de los potenciales estudiantes, y ofréceles soluciones adecuadas y personalizadas.

Al mejorar la experiencia del usuario, lograrás que tus prospectos se sientan más satisfechos y comprometidos, lo que se traducirá en mayores tasas de inscripción y retención.

4. Falta de comunicación efectiva

La falta de comunicación efectiva con los potenciales prospectos también puede contribuir a esas bajas tasas de inscripción y retención. Si no estableces una comunicación clara, frecuente y relevante con tu audiencia, es probable que pierdas su interés y compromiso con tu universidad.

No hay discusión, establece una comunicación efectiva

Para conseguirlo, considera implementar las siguientes soluciones:

• Segmentación de la audiencia: divide a tu audiencia en segmentos basados en características demográficas, comportamiento en línea y preferencias. Esto te permitirá enviar mensajes y ofertas personalizadas que sean relevantes para cada segmento.

• Automatización del marketing: utiliza herramientas de automatización del marketing que ofrece un CRM para enviar mensajes automatizados y personalizados en momentos clave del ciclo de vida del cliente. Esto te ayudará a mantener una comunicación constante y relevante con tu audiencia, incluso en momentos en los que no puedes interactuar directamente. El CRM de HubSpot es una excelente opción.

• Contenido relevante y valioso: crea contenido relevante y valioso que responda a las necesidades y deseos de tus potenciales estudiantes. Utiliza blogs, videos, infografías y otros formatos de contenido para educar, entretener e inspirarlos a formar parte de tu universidad.

• Redes sociales y correo electrónico: aprovéchate de las redes sociales y el correo electrónico para mantener una comunicación activa con tu audiencia. Publica regularmente en los formatos preferidos de tu Buyer Persona, responde a los comentarios y mensajes que te dejan, y envía boletines informativos por correo electrónico para mantenerlos informados y comprometidos.

• Solicita y valora el feedback: pide a tus prospectos y estudiantes regulares que te den feedback sobre su experiencia con tu universidad. Valora y utiliza esta información para mejorar tus servicios y estrategias de comunicación.

La efectividad de la comunicación va de la mano con la personalización. La falta de estrategias y comunicación personalizadas es el equivalente a lanzar un anzuelo sin cebo. 

Con la ayuda de la Prospect Fit Matrix no solo podrás definir a tus estudiantes ideales, sino que también te ayudará a crear estrategias específicas basadas en sus necesidades, lo que resulta en una comunicación puntual y un enfoque más personalizado y atractivo.

Prioriza en este 2024 establecer una comunicación efectiva, con ello lograrás que tus prospectos se sientan valorados por la universidad, lo que repercutirá positivamente en las tasas de inscripción y retención.

Fíjate cómo la Prospect Fit Matrix,  esta herramienta tan completa, interviene de manera protagónica en cada una de las soluciones a las causas de pobres resultados en una estrategia de incremento de matrícula.

Quiero destacar en este punto que sus beneficios no se limitan a resultados inmediatos. Esta matriz puede ser un activo a largo plazo para tu universidad, impulsando no solo el reclutamiento y la retención, sino también la reputación y el éxito general. 

Puede que por las particularidades de la institución de la que estás a cargo, emerjan otras causas que posiblemente mermen el éxito de tus campañas de captación de nuevos estudiantes, pero al recopilar una buena cantidad de información de tu Buyer Persona, y procesarla a través de herramientas como la Prospect Fit Matrix, podrás identificar más fácilmente esos blancos por los que se te están escapando tus prospectos.

Las bajas tasas de reclutamiento y retención son revertibles. Puedes transformar tus desafíos en oportunidades y establecer un camino claro hacia un crecimiento sostenible y un éxito duradero. 

¿Quieres evidenciar cómo esta poderosa combinación puede cambiar el juego para tu institución educativa?

Te invito a que comiences desde ya, y para eso he diseñado para ti la plantilla “Tu Prospect Fit Matrix” a la cual puedes acceder de manera gratuita pulsando aquí.

Con tu plantilla en mano, ¡trabajemos por esas exitosas tasas de admisión y retención en este 2024!